Há penalidades para empresas que não apresentam o XML de Notas Fiscais eletrônicas (NFes). Isso ocorre quando há uma fiscalização no setor contábil da empresa e isso pode trazer problemas para o empreendedor.
Você não quer isso pro seu negócio, quer? Então vamos entender quais são as penalidades possíveis por não apresentar a linguagem de marcação correta da sua documentação.
Lembrando que XML é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web.
Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. O ideal é não ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.
Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.
Possível multa por não apresentar XML
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente se você usa o Sistema Galatea.
No caso das empresas responsáveis pelas vendas, não armazenar as notas fiscais segundo o método convencional pode trazer problemas graves. O cliente pode realizar uma compra e se equivocar futuramente quanto à algum item do produto da compra, é obrigação da empresa que realiza a venda provar, por meio de documentos fiscais, prazos de entregas, de garantias, devoluções e demais divergências que houverem.
Penalidade pode chegar a prisão
A lei de número 8137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária”. Lá se encontram as determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.
Diz a lei:
“Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 (dez) dias, que poderá ser convertido em horas em razão da maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso V.
Art. 2° Constitui crime da mesma natureza: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
I – fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens ou fatos, ou empregar outra fraude, para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo;
II – deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos;
III – exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário, qualquer percentagem sobre a parcela dedutível ou deduzida de imposto ou de contribuição como incentivo fiscal;
IV – deixar de aplicar, ou aplicar em desacordo com o estatuído, incentivo fiscal ou parcelas de imposto liberadas por órgão ou entidade de desenvolvimento;
V – utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública.
Pena – detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa”.
Por que o prazo de guarda de XML
Caso a empresa falhe em cumprir com a obrigação de armazenar documentos fiscais por 5 anos, conforme manda a lei, ela pode ser punida.
Sem a posse da nota fiscal, sua empresa não poderá, por exemplo, vender equipamentos que não usa mais, pois ela não possui mais o comprovante fiscal desses bens para entregar ao novo comprador.
Guardar as notas fiscais é importante para usar as garantias dos produtos que a loja usa ou vende. Pode acontecer também, por exemplo, uma cobrança indevida por parte das concessionárias de água, luz e telefone, tributos como imposto de renda, quitação de aluguel, entre outras.
Do ponto de vista do setor de contabilidade, a sua empresa pode ficar prevenida com as notas fiscais guardadas.
O que fazer caso você perca o XML da NFe
Ocorreu um sinistro na sua empresa, um incidente inesperado, e você perdeu os XMLs das Notas Fiscais eletrônicas. O que fazer?
Há como recuperar pela Secretaria da Fazenda, a Sefaz, nestes casos? Considerando que eles recebem estas informações?
Não é possível recuperar os XMLs perdidos caso o contribuinte não tenha as chaves de acesso. A guarda das notas fiscais fica a cargo dos contribuintes, assim como o registro dos documentos eletrônicos.
Os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, mas caso a empresa tenha armazenado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) de todas as notas ainda há a possibilidade de encontrar nesse documento a chave de acesso necessária para recuperação do arquivo XML.
A empresa é responsável pelo documento e hoje há formas mais fáceis de manter-se em ordem com o Fisco.
Aplicações como o Sistema Galatea permitem a consulta de NFes sem chave de acesso dos últimos 90 dias, centralizando os documentos fiscais em um só lugar com acesso para toda a empresa, diminuindo o trabalho de contadores. Então, quanto antes começar a utilizar a gestão de documentos do Sistema Galatea, melhor.
A NFe é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Ela deve ser armazenada no mesmo formato que foi transmitida e autorizada.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte envolvido na transação. Os bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa e mantém a obrigação da guarda do XML da Nota Fiscal eletrônica.
As necessidades comuns da guarda do XML
Considerando a possível multa e os prazos, o problema é a necessidade de organizar XMLs e DANFEs de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente. Tempo é dinheiro e é necessário reduzir o risco de perder NFes importantes.
O ideal é que sua companhia armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Arquivei. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais agilidade na sua empresa.
Num dia de trabalho, algumas empresas podem emitir dezenas de notas fiscais, especialmente no caso das grandes. Isso gera uma grande quantidade de comprovantes em pouco tempo.
Como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de cinco anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais.
Portanto, seja responsável com a documentação tributária contábil para não ter dores de cabeça. Hoje e no futuro.
Já noticiamos que a Receita Federal está cada vez mais empenhada em identificar fraudes e punir infratores.
Além de estar de acordo com a lei em termos de armazenamento de documentos fiscais e evitar penalidades contra a empresa, o Sistema Galatea baixa XML e outros documentos fiscais para que você tenha visualização dos documentos emitidos contra o seu CNPJ.
